Cần thiết lập bao nhiêu bộ hồ sơ QLCL để đáp ứng yêu cầu theo quyết định 2429?

[QLAB]

Hồ sơ là tập hợp các biểu mẫu đã có nội dung (viết tay hoặc đánh máy), hoặc các dữ liệu tạo ra từ quá trình hoạt động của PXN.  Hồ sơ là cố định, không được sửa lại hoặc thay đổi mà chỉ bổ sung thêm.

Hồ sơ là căn cứ để các đoàn kiểm tra, đánh giá xem xét hoạt động thực tế của PXN có duy trì và đáp ứng một yêu cầu nào không? 

Hiện nay, hồ sơ về QLCL tại các PXN được triển khai và duy trì theo quy định trong ISO 15189 hoặc 12 thành tố về QLCL theo WHO. Đây sẽ là minh chứng để Bộ Y tế, cục QLKCB, các Sở y tế kiểm tra hoạt động QLCL xét nghiệm của các bệnh viện theo quyết định 2429/QĐ-BYT (“Quyết định ban hành về tiêu chí đánh giá mức chất lượng phòng xét nghiệm y học”). 

Vậy để đáp ứng yêu cầu của QĐ 2429 thì PXN cần thiết lập bao nhiêu bộ hồ sơ. Hiện nay có 2 nhầm lẫn đáng buồn xảy ra tại các PXN.

1. Với một đơn vị sử dụng bộ tài liệu QLCL của chúng tôi cung cấp thì không thay đổi, không ghi chép nội dung gì vào các biểu mẫu mà chỉ in bản mẫu trắng ra và coi đó là hồ sơ. Chúng tôi nhắc lại đó chỉ là “Tài liệu”. Các PXN cần xem xét điều chỉnh nội dung và cập nhập thông tin vào các biểu mẫu mới được gọi là hồ sơ.

2. Với một số các đơn vị chưa sử dụng tài liệu của chúng tôi thì cứ nghĩ quyết định 2429 có 12 chương thì lập thành 12 bộ hồ sơ, theo từng yêu cầu của quyết định. Làm như vậy là hoàn toàn sai lầm vì:

Thứ nhất: Trong mỗi chương của QĐ 2429 quy định nhiều nội dung khác nhau mà không thể chỉ gộp thành 1 bộ hồ sơ.

Thứ 2: QĐ 2429 là công cụ để kiểm tra, giám sát chứ không phải là công cụ hướng dẫn xây dựng HTQLCL. Do đó không thể xây dựng hồ sơ trình tự theo yêu cầu trong 2429 mà PXN cần bố trí các bộ hồ sơ 1 cách khoa học theo từng nhóm thành tố QLCL.

Để các PXN sử dụng hoặc không sử dụng bộ tài liệu QLCL của chúng tôi thiết lập được các bộ hồ sơ đầy đủ và khoa học nhất, chúng tôi xin chia sẻ cách thiết lập các bộ hồ sơ như sau:

Chương I: Tổ chức và quản trị PXN

Với chương này PXN cần thiết lập ít nhất 3 bộ hồ sơ là:

1. Hồ sơ Tổ chức và trách nhiệm quản lý

2. Hồ sơ theo dõi chỉ số chất lượng

3. Hồ sơ xem xét của lãnh đạo

Chi tiết cách thiết lập 3 bộ hồ sơ này tham khảo tại đây

Chương II: Tài liệu và hồ sơ

Với chương này PXN cần thiết lập 2 bộ hồ sơ là:

4. Hồ sơ Kiểm soát tài liệu

5. Hồ sơ kiểm soát hồ sơ

Chi tiết cách thiết lập 2 bộ hồ sơ này tham khảo tại đây.

Chương III: Quản lý nhân sự:

Với chương này PXN cần thiết lập ít nhất 3 bộ hồ sơ là:

6. Hồ sơ quản lý nhân sự

7. Hồ sơ quản lý đào tạo.

8. Hồ sơ đánh giá năng lực nhân viên.

Chi tiết cách thiết lập 3 bộ hồ sơ này tham khảo tại đây. Ngoài ra PXN có thể cân nhắc để thiết lập riêng hồ sơ nhân sự cho từng các nhân.

Chương IV: Cung cấp dịch vụ và quản lý khách hàng.

Với chương này PXN cần thiết lập ít nhất 3 bộ hồ sơ là:

9.  Hồ sơ Dịch vụ tư vấn.

10. Hồ sơ Quản lý khiếu nại.

11. Hồ sơ Phòng xét nghiệm bên ngoài (PXN tham chiếu hoặc PXN chuyển gửi).

Chi tiết cách thiết lập 3 bộ hồ sơ này tham khảo tại đây.

Chương V: Hồ sơ Quản lý trang thiết bị

Với chương này PXN cần thiết lập ít nhất 1 bộ hồ sơ là:

12. Hồ sơ quản lý thiết bị.

Ngoài ra PXN có thể cân nhắc để thiết lập riêng hồ sơ  cho từng thiết bị. Chi tiết cách thiết lập bộ hồ sơ này tham khảo tại đây.’

Chương VI: Đánh giá nội bộ

Với chương này PXN cần thiết lập ít nhất 1 bộ hồ sơ là:

13. Hồ sơ đánh giá nội bộ.

Chi tiết cách thiết lập bộ hồ sơ này tham khảo tại đây.

Chương VII: Quản lý mua sắm trang thiết bị, vật tư, hóa chất và sinh phẩm.

Với chương này PXN cần thiết lập ít nhất 2 bộ hồ sơ là:

14. Hồ sơ quản lý mua sắm

15. Hồ sơ quản lý vật tư (bao gồm cả hóa chất, sinh phẩm).

Chi tiết cách thiết lập 2 bộ hồ sơ này tham khảo tại đây.

Chương VIII: Quản lý quá trình xét nghiệm

Đây là chương rất nặng. Chương này kiểm soát toàn bộ các quá trình trước, trong và sau xét nghiệm. Để đáp ứng yêu cần của chương VIII, PXN cần thiết lập ít nhất 9 bộ hồ sơ như sau:

16. Hồ sơ trước xét nghiệm.

17. Hồ sơ phê duyệt phương pháp xét nghiệm.

18. Hồ sơ đảm bảo chất lượng kết quả xét nghiệm

19. Hồ sơ nội kiểm

20. Hồ sơ ngoại kiểm

21. Hồ sơ rà soát kết quả xét nghiệm

22. Hồ sơ lưu và hủy bệnh phẩm.

23. Hồ sơ trả kết quả xét nghiệm

24. Hồ sơ công bố kết quả xét nghiệm.

Chi tiết cách xây dựng từng bộ hồ sơ quản lý quá trình xét nghiệm tham khảo tại đây.

Chương IX: Quản lý thông tin

Với chương này PXN cần thiết lập ít nhất 1 bộ hồ sơ là:

25. Hồ sơ quản lý thông tin.

Chi tiết cách thiết lập bộ hồ sơ này tham khảo tại đây.

Chương X: Xác định sự không phù hợp, hành động khắc phục, hành động phòng ngừa.

Với chương này PXN cần thiết lập riêng thành 3 bộ hồ sơ là:

26. Hồ sơ quản lý sự không phù hợp.

27. Hồ sơ hành động khắc phục.

28. Hồ sơ hành động phòng ngừa.

Chi tiết cách thiết lập 3 bộ hồ sơ này tham khảo tại đây.

Chương XI: Cải tiến liên tục:

Với chương này PXN cần thiết lập ít nhất 1 bộ hồ sơ là:

29. Hồ sơ cải tiến liên tục.

Chi tiết cách thiết lập bộ hồ sơ này tham khảo tại đây.

Chương XII: Cơ sở vật chất và an toàn.

Với chương này PXN cần thiết lập ít nhất 1 bộ hồ sơ là:

30. Hồ sơ Tiện nghi và điều kiện môi trường.

Chi tiết cách thiết lập bộ hồ sơ này tham khảo tại đây.

Trên đây là hướng dẫn thiết lập 30 bộ hồ sơ đáp ứng theo 12 chương với 169 tiêu chí trong quyết định 2429 về tiêu chí đánh giá mức chất lượng phòng xét nghiệm y học.

PXN của bạn có xây dựng hệ thống QLCL theo ISO 15189 hay 12 thành tố không? PXN đã thiết lập các bộ hồ sơ như chúng tôi trình bày không? Dù PXN của bạn áp dụng hệ thống QLCL theo ISO 15189 hay 12 thành tố về QLCL theo WHO thì nếu có đủ các bộ hồ sơ như chúng tôi giới thiệu là có thể tự tin trước các đoàn kiểm tra, đánh giá 2429 cũng như đánh giá bệnh viện cuối năm.

Nếu các PXN của bạn chưa thiết lập đủ các bộ hồ sơ như trên thì cần nhanh chóng thiết lập và hoàn thiện các bộ hồ sơ theo hướng dẫn của chúng tôi.

Hiện chúng tôi có “Cung cấp bộ tài liệu hệ thống QLCL theo tiêu chí 2429“ với đầy đủ các loại sổ tay, quy trình và biểu mẫu để các PXN tham khảo, áp dụng thiết lập thành 30 bộ hồ sơ QLCL. Nếu các PXN có nhu cầu sử dụng trọn bộ, vui lòng liên hệ với chúng tôi.

Ngoài ra nếu PXN chưa tự tin hoặc chưa biết cách thiết lập các bộ hồ sơ phù hợp thì chúng tôi có “Cung cấp bộ tài liệu và hướng dẫn triển khai tại cơ sở hệ thống QLCL theo 2429” 

Nếu các PXN có nhu cầu vừa được cung cấp bộ tài liệu vừa được hướng dẫn triển khai  hệ thống hồ sơ ngay tại cơ sở. Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn gói dịch vụ phù hợp nhất.

Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ:

Cao Văn Tuyến/ 0913.334.212 hoặc 0978.336.115.

Nguyễn Văn Quang/ 0981.109.635.

Email: chatluongxetnghiem@gmail.com

Cảm ơn các PXN đã tin tưởng sử dụng dịch vụ của chúng tôi. Hy vọng sớm được gặp và hỗ trợ các PXN.