4 Khó khăn và các giải pháp khi duy trì hệ thống QLCL xét nghiệm

[QLAB]

Việc xây dựng được hệ thống QLCL xét nghiệm đã khó khăn với hầu hết các PXN hiện nay. Nhưng việc duy trì hiệu quả nó còn khó khăn hơn nhiều lần. Chúng tôi đã gặp rất nhiều đơn vị khi bắt tay vào làm QLCL thì rất hăng hái. Xây dựng rất nhanh được hệ thống tài liệu ban đầu, cập nhập được một số bộ hồ sơ đơn giản. Tuy  nhiên sau đó một thời gian hệ thống QLCL không còn được cập nhật thường xuyên. Đây là thực trạng chung của hầu hết các PXN. Vậy khó khăn ở đâu? Chúng tôi xin nêu ra 4 điểm khó khăn nhất mà các PXN gặp phải khi duy trì hệ thống QLCL xét nghiệm.

1. Thiếu nhân sự

Đây là khó khăn đầu tiên và thường xuyên gặp phải ở các PXN. Phần lớn các PXN hiện nay chỉ có đủ, thậm chí chưa đủ nhân sự cho công tác chuyên môn. Bạn nghĩ sao nếu PXN 1 ngày có tới 7-8 trăm ống mẫu nhưng chỉ có khoảng 10 người để làm. Rõ ràng với số lượng người như vậy thì cố gắng lắm cũng chỉ đảm bảo công tác chuyên môn. Trả được kết quả đúng hẹn đã là cả 1 sự cố gắng chứ đừng nói đến công tác quản lý chất lượng. Mặc dù kể cả PXN sử dụng các hệ thống máy tự động thì với từng đó con người cũng là không đủ để làm thêm QLCL.

Giải pháp là phải tuyển thêm người hoặc bố trí lại luồng công việc để có thể có người hoặc thời gian làm riêng về QLCL.

2. Nhân sự chưa được đào tạo kỹ về QLCL.

Đào tạo là cả 1 quá trình lâu dài. Không thể cho nhân viên đi học chỗ này, chỗ kia 1 vài buổi rồi về bắt làm QLCL. Điều đó không khả thi. Những khóa học ngắn hạn như vậy chỉ trang bị những kiến thức mang tính lý thuyết. Khi bắt tay vào làm thực tế nó khác xa những gì đã được học. Đó là chưa kể kiến thực học được 10 nhưng về cũng rơi rụng đi vài phần.

Giải pháp: Liên tục tổ chức các lớp học QLCL để nhân viên thấu hiểu về QLCL. Dùng chiến thuật mưa dầm thấm lâu. Đặc biệt phải đào tạo những vấn đề mang tính thực tiễn của chính PXN chứ không phải học theo 1 PXN nào đó.

Hiện tại chúng tôi có tổ chức các lớp tập huấn tại cơ sở. Tập chung vào các nội dung mang tính chất thực hành và đặc thù cho chính PXN. Có thực hành nhiều mới mong làm được việc thực tế.

Chi tiết các khóa đào tạo tham khảo tại đây:

Cung cấp các khóa đào tạo tại cơ sở về hệ thống QLCL theo bộ tiêu chí 2429

3. Ý thức tự giác chưa cao

Đây là vấn đề mà nhiều PXN đang mắc phải. Công việc phân công nhưng nhân viên  không tự giác làm hoặc làm theo kiểu chống đối. Nguyên nhân là lãnh đạo PXN không có được cái uy cần thiết, không có các chế tài đủ mạnh để xử lý những phần tử chống đối trong PXN. Sẽ có rất nhiều lý do được đưa ra để bao biện cho hành động đó. Nhưng sâu xa là họ không hiểu được lợi ích khi xây dựng và duy trì hệ thống QLCL. Tự nhiên phải làm thêm rất nhiều việc mà không thấy lợi ích thì chẳng ai muốn làm. 

Giải pháp: Phải làm cho nhân viên thấu hiểu lợi ích của hệ thống QLCL. Nó sẽ giúp ích rất nhiều công việc hàng ngày nếu biết tận dụng nó. Lãnh đạo PXN phải có các chế tài đủ mạnh để xử lý vi phạm. Song bên cạnh đó phải có các biện pháp để hỗ trợ họ thực hiện. Phân công riêng cán bộ QLCL là cần thiết. Họ sẽ đóng vai trò kiểm soát hệ thống QLCL cũng như hỗ trợ khó khăn khi nhân viên không hiểu hay không biết làm.

4. Hệ thống tài liệu văn bản không phù hợp.

Hệ thống QLCL được xây dựng và duy trì dựa trên 1 bộ công cụ, đó chính là bộ tài liệu về QLCL. Nếu PXN sử dụng 1 bộ tài liệu: Sổ tay, quy trình, biểu mẫu ở trên trời, không sát với thực tế thì sẽ chẳng bao giờ duy trì được hệ thống QLCL. Tài liệu sai thì sao đòi hỏi hồ sơ đúng được. 

Có tài liệu tốt rồi thì cũng cần cho nhân viên hiểu hết được bộ tài liệu mới vận hành trơn chu được. Khi họ chả hiểu cái đó ở đâu? để làm gì? ghi chép thế nào thì sao bắt họ làm được.

Giải pháp: PXN cần thiết lập 1 bộ tài liệu QLCL đầy đủ và phù hợp. Để đầy đủ thì dễ nhưng để phù hợp thì cần trải qua thực tế mới rút ra được. Bạn không thể copy của 1 chỗ nào đó rồi đem về áp dụng cứng cho PXN của mình. Như vậy 100% sẽ gặp thất bại.

Để giải quyết khó khăn này, hiện chúng tôi có chương trình Cung cấp bộ tài liệu và hướng dẫn triển khai tại cơ sở hệ thống QLCL theo tiêu chí 2429. 

Với chương trình này PXN sẽ có 2 lợi ích chính là:

– Xây dựng được bộ tài liệu QLCL phù hợp cho chính đặc thù của PXN.

– Tất cả các nhân viên sẽ được đào tạo để hiểu rõ về bộ công cụ từ đó sẽ vận hành tốt hơn.

Nếu PXN có nhu cầu đăng ký chương trình này vui lòng tham khảo tại đây:

https://chatluongxetnghiem.com/cung-cap-...theo-2429/

hoặc liên hệ trực tiếp:

Cao Văn Tuyến: 0913.334.212 hoặc 0978.336.115.

Nguyễn Văn Quang: 0981.109.635.

Email: chatluongxetnghiem@gmail.com