Một số kinh nghiệm để duy trì hiệu quả hệ thống QLCL xét nghiệm?

[QLAB]

Trong bài viết trước về6 yếu tố quan trọng để duy trì được hệ thống QLCL xét nghiệm. Chúng tôi đã nêu ra các yếu tố quan trọng nhất để góp phần duy trì hệ thống QLCL. Tuy nhiên đó mới là điều kiện cần, điều kiện đủ là PXN cần tận dụng các yếu tố đó ra sao để có thể duy trì hiệu quả được hệ thống QLCL. Tức là PXN phải thiết lập 1 mô hình hiệu quả để duy trì hoạt động của hệ thống QLCL. Nghe có vẻ to tát tuy nhiên PXN chỉ cần đảm bảo các điều kiện sau để hệ thống QLCL được duy trì hiệu quả nhất.

1. Phải đào tạo để tất cả nhân viên cùng hiểu về hệ thống QLCL.

Việc duy trì hệ thống QLCL không phải của 1 cá nhân hay 1 nhóm nhân viên mà cần có sự tham gia của toàn bộ các nhân viên trong PXN, thậm chí cả các phòng ban liên quan. Do vậy muốn duy trì hiệu quả được thì tất cả các nhân viên, những người liên quan phải được đào tạo về hệ thống QLCL xét nghiệm (theo 2429 hay ISO 15189). Muốn làm được trước hết phải hiểu về HTQLCL. Tất cả cùng phải nắm rõ các yêu cầu, các nội dung của hệ thống QLCL mà PXN đang xây dựng. Không biết, không hiểu thì sẽ không làm được. Để đào tạo có 2 hình thức là đào tạo bên ngoài hoặc đào tạo nội bộ. PXN nên tận dụng cả 2 hình thức này để truyền đạt tất cả nội dung của hệ thống QLCL cho tất cả nhân viên. Trong đó hình thức đào tạo nội bộ đóng vai trò quan trọng. Hãy tận dụng tối đa nguồn nội lực, hãy cho tất cả mọi người cơ hội để tự tìm hiểu và phát huy năng lực của mình. Hãy sử dụng hình thức mưa dầm thấm lâu. Mỗi ngày đào tạo 1 ít, đào tạo đi đào tạo lại để thấm dần cho tất cả mọi người.

2. Trưởng PXN, nhân viên QLCL, QLKT hãy luôn là người đi đầu trong việc duy trì hệ thống QLCL.

Hệ thống QLCL sẽ không bao giờ được duy trì tốt nếu chính bản thân người lãnh đạo, nhân viên QLCL, QLKT không có ý thức duy trì. Không thể đòi hỏi nhân viên chăm chỉ duy trì hệ thống QLCL trong khi chính lãnh đạo, người phụ trách lại lơ là. Hãy luôn theo dõi, giám sát, động viên và hỗ trợ nhân viên duy trì. Phải giám sát hàng ngày việc ghi chép, thực hiện của nhân viên ở tất cả các vị trí công việc. Ngày nào bạn cũng kiểm tra, nhắc nhở thì nhân viên sẽ không dám lơ là.

3. Phân công rõ ràng, có khen thưởng, kỷ luật phù hợp cho từng nhân viên.

Phải phân công rõ ràng cho từng nhân viên theo từng bộ hồ sơ. Phải xây dựng bản mô tả công việc cụ thể tại từng vị trí công việc để nhân viên biết mình cần làm gì và phải làm gì. Ví dụ: vị trí phụ trách máy xét nghiệm A cần làm những công việc gì?  ghi chép những biểu mẫu gì hàng ngày, hàng tuần?… Phải phân công nhân viên phụ trách từng hồ sơ để chính họ nhắc nhở nhân viên khác thực hiện theo yêu cầu trong hồ sơ của họ. Phải sắp xếp thời gian phù hợp cho từng nhân viên, từng vị trí để đảm bảo họ có thời gian cho việc ghi chép các biểu mẫu. Nếu họ không đủ thời gian làm chuyên môn thì không thể đòi hỏi họ có thời gian ghi chép cho hệ thống QLCL. Sai lầm của 1 số đơn vị là không bố trí thời gian làm QLCL mà bắt phải làm thêm giờ cho QLCL từ đó dẫn đến tâm lý chán nản, mệt mỏi. 

Bên cạnh việc phân công rõ ràng phù hợp thì phải có các chính sách khen thưởng kỷ luật phù hợp. Rõ ràng nhân viên  duy trì tốt hệ thống QLCL phải được đánh giá khác với nhân viên không chịu duy trì hệ thống QLCL. Một số PXN không có các hình thức khen thưởng, kỷ luật phù hợp dẫn đến tâm lý chống đối. Làm cũng chả được gì và không làm cũng chẳng sao thì chả ai muốn làm. PXN cần có chính sách để nhân viên làm theo năng lực và hưởng theo thành quả. 

4. Hệ thống tài liệu phải rõ ràng và sẵn có tại vị trí làm việc.

Muốn nhân viên duy trì tốt hệ thống QLCL thì hệ thống quy trình biểu mẫu phải rõ ràng và phù hợp. PXN phải xây dựng 1 hệ thống quy trình và biểu mẫu phù hợp nhất cho chính đơn vị mình. Các quy trình, biểu mẫu cần được toàn bộ nhân viên thống nhất thông qua. Sau khi ban hành phải đào tạo, hướng dẫn nhân viên cách sử dụng cho từng quy trình, từng biểu mẫu. 

Bên cạnh đó người QLCL, người phụ trách hồ sơ phải đảm bảo các quy trình luôn sẵn có tại vị trí làm việc. Không thể vừa làm vừa đi tìm biểu mẫu để ghi chép. Hãy để mọi thứ trong tầm tay nhân viên thì họ mới chịu ghi chép. 

5. PXN cần có checklist công việc để nhân viên biết mình cần ghi chép những gì và khi nào cần ghi chép.

Hệ thống QLCL có rất nhiều biểu mẫu phải ghi chép. Nhưng không phải tất cả đều ghi chép hàng ngày. có những biểu mẫu để ghi chép công việc hàng ngày, nhưng cũng có biểu mẫu là ghi chép hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm hay chỉ ghi chép khi cần. Do vậy trong giai đoạn đầu để thuận tiện cho nhân viên duy trì, PXN nên thiết lập checklist các biểu mẫu để họ biết cái nào cần ghi hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm hay khi cần. 

Trên đây là 1 số kinh nghiêm của chúng tôi sau quá trình làm việc, tư vấn, quan sát tại các phòng xét nghiệm khi duy trì hệ thống QLCL. Những vấn đề chúng tôi nêu ra có thể là chưa đủ nhưng cơ bản khi các PXN thực hiện tốt những vấn đề này thì hệ thống QLCL sẽ được duy trì tốt hơn. PXN của bạn có đang gặp khó khăn trong việc duy trì không? Bạn có kinh nghiệm gì để hệ thống QLCL được vận hành trơn chu không? Hãy chia sẻ với chúng tôi và các đồng nghiệp khác bằng cách comment phía dưới bài viết.

Nếu các PXN khó khăn trong việc đào tạo nhân viên của mình về hệ thống QLCL thì chúng tôi có Cung cấp các khóa đào tạo tại cơ sở về hệ thống QLCL theo bộ tiêu chí 2429 để giúp tất cả các nhân viên cùng hiểu về hệ thống QLCL.

Đặc biệt để có được hệ thống tài liệu phù hợp, đầy đủ và dễ hiểu chúng tôi có Cung cấp bộ tài liệu hệ thống QLCL theo tiêu chí 2429. Trong bộ tài liệu ngoài các quy trình và biểu mẫu đúng theo chuẩn mực 2429 thì chúng tôi còn cung cấp bảng checklist công việc để giúp các PXN mới bắt tay vào duy trì hệ thống QLCL thuận tiện hơn rất nhiều.

Mọi thông tin chi tiết về các khóa đào tạo hay cung cấp bộ tài liệu xin liên hệ trực tiếp:

Cao Văn Tuyến: 0913.334.212 hoặc 0978.336.115.

Nguyễn Văn Quang: 0981.109.635.

Email: chatluongxetnghiem@gmail.com