Hướng dẫn sử dụng bộ tài liệu hệ thống QLCL theo tiêu chí 2429

[QLAB]

Thời gian vừa qua, sau khi chúng tôi Cung cấp bộ tài liệu hệ thống QLCL theo tiêu chí 2429 để hỗ trợ các phòng xét nghiệm. Đã có rất nhiều PXN từ tuyến trung ương đến tuyến huyện và các PXN tư nhân đã sử dụng hệ thống tài liệu này của chúng tôi. Chúng tôi thực sự cảm ơn sự tin tưởng của các PXN đã dành cho chúng tôi.

Nhằm hỗ trợ các PXN có thể chủ động áp dụng hệ thống tài liệu mà chúng tôi cung cấp một cách tốt nhất. Chúng tôi xin đưa ra một số hướng dẫn khi sử dụng bộ tài liệu hệ thống QLCL theo tiêu chí 2429 như sau:

1. Hệ thống đánh mã tài liệu QLCL

Đây là file rất quan trọng, trong đó có đầy đủ tên và mã của các cuốn Sổ tay, các quy trình và biểu mẫu. Về cách đánh mã, đây là sự đúc rút kinh nghiệm qua thời gian dài làm trong phòng lab ISO để có cách đánh mã hoàn chỉnh như vậy. Chúng tôi xin giải thích cách đánh mã như sau:

- Mã sổ tay: XN-STCL, XN-STDV... trong đó "XN" là mã của phòng xét nghiệm, cái này để phân biệt với các tài liệu chung của bệnh viện (ví dụ ISO 9001 của bệnh viện). Nếu PXN không phải là khoa chung mà là khoa Hóa sinh, huyết học hay vi sinh thì có thể đổi ký hiệu này thành HS, HH hay VS... STCL là sổ tay chất lượng, STDV là sổ tay dịch vụ khách hàng...

- Mã quy trình quản lý: XN-QTQL 5.x.y, trong đó QTQL là viết tắt của Quy trình quản lý, "5.x" là đề mục chính trong Sổ tay chất lượng. Số tay chất lượng chúng tôi đã đưa các yêu cầu của 12 chương trong 2429 vào mục 5. "x" là số thứ tự của từng chương từ 1 đến 12 tưng ứng với 12 thành tố của hệ thống QLCL. "y" là số thứ tự của quy trình. Trong một chương có thể có nhiều quy trình quản lý khác nhau tương ứng với các yêu cầu nhỏ của chương. Mỗi yêu cầu nhỏ là một quy trình.

Ví dụ vấn đề nhân sự là yêu cầu trong chương 3 của Sổ tay chất lượng. Nhân sự lại được chia là 3 nội dung chính là Quản lý nhân sự, quản lý đào tạo và đánh giá năng lực nhân viên. Vì thế sẽ có 3 quy trình là XN-QTQL 5.3.1, XN-QTQL 5.3.2, XN-QTQL 5.3.3.

- Mã biểu mẫu: Mã biểu mẫu có dạng XN-BM 5.x.y/zz. Trong đó BM là viết tắt của biểu mẫu. "5.x.y"  là mã của Quy trình quản lý tương ứng. "zz" là số thứ tự của biểu mẫu. Như vậy mỗi quy trình sẽ có các biểu mẫu tương ứng, tránh việc trùng lặp mã biểu mẫu. Đồng thời cũng thuận tiện cho việc bổ sung thêm biểu mẫu sau này.

Có một số đơn vị sử dụng cách đặt mã quy trình từ 01 đến hết. Ví dụ XN-QTQL 12, XN-QTQL 13... Thực sự cách đánh mã như vậy rất khó biết là quy trình quản lý về cái gì? Hơn nữa sẽ khó khăn khi sau này muốn bổ sung thêm quy trình. Chẳng lẽ cùng một vấn đề nhân sự cái thì là mã 12, cái thì lại là mã 35.... Cách đánh mã như vậy rất không khoa học và vô cùng khó nhớ. Cách đánh mã theo 12 chương yêu cầu trong sổ tay chất lượng là hợp lý nhất. Tuy nhiên chúng tôi cũng không ép buộc các đơn vị phải đánh mã theo quy định của chúng tôi. PXN nào thấy cách đánh mã nào dễ dùng và thuận tiện thì có thể áp dụng. Nhưng luôn nhớ quy tắc mã biểu mẫu phải đi theo quy trình quản lý tương ứng.

2. Về lần ban hành và ngày ban hành

Tất cả các tài liệu phải có lần ban hành và ngày ban hành để biết hiệu lực của tài liệu. Nếu là PXN lần đầu đưa hệ thống tài liệu này vào áp dụng thì lần ban hành có thể để là 01.xx (trong đó xx là năm ban hành). Với những PXN đã có hệ thống tài liệu cũ và nay áp dụng hệ thống tài liệu này thì sẽ là số lần ban hành tiếp theo. Ví dụ PXN đã có 2 lần ban hành hệ thống tài liệu cũ thì khi ban hành lần này vào năm 2019 sẽ để là 03.19.

Ngày ban hành là ngày hệ thống tài liệu có hiệu lực. PXN nên chọn một ngày thống nhất để ban hành toàn bộ tài liệu. Việc thống nhất tất cả cùng ban hành 1 ngày để thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng sau này.

3. Về 5 cuốn sổ tay

Hiện nay chúng tôi đang phân thành 5 cuốn sổ tay là Sổ tay chất lượng, sổ tay dịch vụ khách hàng, sổ tay an toàn, sổ tay giá trị tham chiếu và sổ tay giá trị báo động. Các PXN có thể giữ nguyên 5 cuốn như vậy cho rõ ràng. Tuy nhiên các PXN cũng có thể rút gọn thành 3 cuốn sổ tay là sổ tay chất lượng, sổ tay dịch vụ khách hàng và sổ tay an toàn. Sổ tay giá trị tham chiếu và giá trị báo động có thể đưa vào trong nội dung của sổ tay Dịch vụ khách hàng. Về nội dung của các cuốn sổ tay chúng tôi đã biên soạn tương đối hoàn chỉnh và phù hợp cho hầu hết các PXN. Tuy nhiên mỗi cơ sở y tế sẽ có thể sẽ có những chính sách khác nhau. Vì vậy đòi hỏi nhân viên QLCL phải điều chỉnh lại đôi chút cho phù hợp với chính sách của cơ sở y tế mình.

Về giá trị trong sổ tay tham chiếu và giá trị báo động thì hiện nay Bộ y tế chưa đưa ra được khoảng giá trị thống nhất cho tất cả các bệnh viện. Do vậy mỗi cơ sở y tế có thể tự xây dựng cho mình khoảng giá trị này. Khoảng giá trị này căn cứ trên đặc điểm vùng miền, dựa trên loại thiết bị đang sử dụng, tham khảo của các bệnh viện khác cùng khu vực... Tuy nhiên để áp dụng khoảng giá trị này cho PXN của mình thì khoảng giá trị này phải được thông qua hội đồng khoa học của viện. Bệnh viện phải tổ chức một cuộc họp hội đồng khoa học với sự tham gia của các bác sĩ lâm sàng từ các chuyên ngành. Về phía PXN phải có một chủ trì đại diện với trình độ từ tiến sĩ trở lên để thống nhất các giá trị tham chiếu và báo động này.

4. Về các quy trình quản lý

Hiện nay chúng tôi đang cung cấp khoảng 36 quy trình quản lý. Các quy trình này bao quát toàn bộ các lĩnh vực theo yêu cầu của 12 chương trong bộ tiêu chí 2429. Về hình thức, các quy trình đã được viết theo các đề mục trong quyết định 5530/QĐ - BYT Quyết định về ban hành hướng dẫn quy trình thự hành chuẩn. Về nội dung, các quy trình đã bám sát các yêu cầu trong từng tiêu chí, phù hợp cho hầu hết các bện viện. Tuy nhiên, như đã trình bày do mỗi cơ sở y tế có thể có các chính sách quản lý khác nhau. Vì vậy đòi hỏi các PXN phải rà soát và điều chỉnh lại các quy định trong các quy trình quản lý mà chúng tôi đã đưa ra sao cho phù hợp nhất với điều kiện của chính PXN. Không nên áp dụng máy móc, cứng nhắc. Nên nhớ hệ thống QLCL sinh ra để phục vụ bạn chứ không phải bạn sinh ra để phục vụ hệ thống QLCL. Do vậy hãy điều chỉnh sao cho các chính sách phù hợp nhất với PXN của bạn, nhưng phải trên nguyên tắc đảm bảo các quy định cứng vẫn phải được thực hiện đầy đủ.

5. Về hệ thống biểu mẫu.

Tương ứng với các yêu cầu trong các Quy trình bản lý, chúng tôi đã đưa ra các biểu mẫu để thực hiện. Nội dung các biểu mẫu hiện đáp ứng đầy đủ các chính sách trong Quy trình quản lý. Tuy nhiên các PXN cũng có thể điều chỉnh lại nội dung hoặc thêm bớt số lượng biểu mẫu để phù hợp với chính sách của mình. Các biểu mẫu này khi áp dụng có thể được ghi chép bằng tay hoặc trên file mềm. Sau khi ghi chép các biểu mẫu sẽ được kẹp lại để lưu thành hệ thống hộ sơ.

6. Thiết lập hệ thống hồ sơ.

Sau khi hệ thống tai liệu được ban hành và đưa vào áp dụng. PXN sẽ thiết lập các bộ hồ sơ. Với 12 chương của bộ tiêu chí thì các PXN phải thiết lập được trên 20 bộ hồ sơ. Nội dung trong mỗi hồ sơ bao gồm quy trình quản lý, các biểu mẫu đã ghi chép, các dữ liệu gốc... Các PXN sẽ sử dụng các cặp tài liệu để phân loại và lưu trữ từng bộ hồ sơ.

7. Checklist công việc

Việc xây dựng hệ thống QLCL đã khó khăn vất vả nhưng việc duy trì được hệ thống này còn khó khăn gấp nhiều lần. Với số lượng biểu mẫu khổng lồ như vậy các PXN, đặc biệt với những PXN mới tiếp cận  hệ thống QLCL sẽ không biết phải vận hành và duy trì thế nào. Sẽ không biết biểu mẫu này thì ghi chép khi nào, biểu mẫu kia thì lúc nào dùng? Đó chính là lý do để chúng tôi xây dựng và cung cấp sẵn hệ thống checklist công việc. Với hệ thống checklist này các PXN sẽ biết từng biểu mẫu sẽ được sử dụng khi nào, tránh việc bỏ sót việc ghi chép và hoàn thiện hồ sơ.

Trên đây là các hướng dẫn nhanh cho các phòng xét nghiệm đã, đang và sẽ sử dụng bộ tài liệu hệ thống QLCL theo tiêu chí 2429 mà chúng tôi cung cấp. Trong quá trình sử dụng và vận hành hệ thống tài liệu này nếu vẫn thấy còn chỗ nào khó khăn, các PXN vui lòng liên hệ trực tiếp chúng tôi để được hướng dẫn. Cách nhanh nhất là các bạn chụp nội dung đó và gửi qua zalo cho chúng tôi để được hỗ trợ tức thì. Một lần nữa cảm ơn sự tin tưởng của các đơn vị đã, đang và sẽ sử dụng bộ tài liệu này của chúng tôi. Chúng tôi rất mong các PXN đóng góp thêm ý kiến trong quá trình sử dụng để chúng tôi ngày càng hoàn thiện hơn bộ tài liệu này.

Cao Văn Tuyến/ 0978.336.115.

Nguyễn Văn Quang/ 0981.109.635.

Email: chatluongxetnghiem@gmail.com