Hướng dẫn xây dựng Sổ tay chất lượng xét nghiệm theo tiêu chí 2429

[QLAB]

Sổ tay chất lượng xét nghiệm là cuốn sổ tay quan trọng nhất đối với hệ thống QLCL xét nghiệm. Nó là kim chỉ nam cho mọi hoạt động về chất lượng của phòng xét nghiệm. Để xây dựng được một hệ thống QLCL xét nghiệm tốt thì việc đầu tiên là cần có một cuốn sổ tay chất lượng tốt. Sổ tay chất lượng tốt cần bao quát được tất cả mọi hoạt động của hệ thống QLCL. Điều đó đòi hỏi người xây dựng cần thật am hiểu về hệ thống QLCL của phòng xét nghiệm. Hiện nay có 2 cách tiếp cận để xây dựng Sổ tay chất lượng là:

1. Dựa trên 12 thành tố cấu thành nên hệ thống QLCL xét nghiệm theo khuyến cáo của Tổ chức Y tế thế giới (WHO). Đây cũng chính là các yêu cầu của quyết định 2429 mà bộ Y tế Việt Nam ban hành.
   
2. Căn cứ trên 25 yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 15189:2012.
   

Tuy nhiên tiếp cận thế nào để viết cho đúng, cho đủ và phù hợp lại đòi hỏi người viết phải có kiến thức tốt về QLCL xét nghiệm. Nhận thấy được sự khó khăn này của các PXN, chúng tôi có chương trình cung cấp miễn phí cuốn sổ tay chất lượng theo yêu cầu của tiêu chí 2429. Đây là cuốn sổ tay mà chúng tôi đã dày công xây dựng căn cứ trên 12 thành tố của WHO. Sau gần 1 tuần cung cấp, đã có khoảng trên 100 bạn đồng nghiệp đăng ký nhận miễn phí sổ tay chất lượng và chúng tôi đã gửi cho tất cả các bạn đồng nghiệp đã đăng ký. Nhằm giúp cho các bạn đồng nghiệp hiểu hơn về cuốn sổ tay này để áp dụng hay tham khảo để tự xây dựng sổ tay chất lượng. Chúng tôi xin giới thiệu sơ lược về nội dung của cuốn sổ tay chất lượng theo tiêu chí 2429 mà các PXN cần xây dựng.

I. VỀ HÌNH THỨC
Hình thức nên tuân thủ theo các yêu cầu trong QĐ 5530 về hướng dẫn xây dựng quy trình thực hành chuẩn. Có trang đầu với Logo, tên bệnh viện, tên khoa, người biên soạn, sửa đổi, phê duyệt. Có phần theo dõi sửa đổi tài liệu....

II. VỀ NỘI DUNG

Về cơ bản sổ tay chất lượng xét nghiệm theo tiêu chí 2429 bao gồm 6 nội dung chính sau:

1. Giới thiệu chung
   
2. Chính sách, mục tiêu và cam kết chất lượng
   
3. Các chữ viết tắt và định nghĩa 
   
4. Sơ đồ tổ chức và trách nhiệm quản lý
   
5. Các yêu cầu cụ thể
   
6. Tài liệu tham khảo.
   

Chúng ta sẽ đi sâu vào từng phần một.

1.Giới thiệu chung

• Giới thiệu chung về Bệnh viện, đơn vị chủ quản của phòng xét nghiệm.
  
• Giới thiệu về khoa xét nghiệm hoặc phòng xét nghiệm. (sau đây gọi tắt là PXN).
  
• Tôn chỉ, tầm nhìn và giá trị cốt lõi của PXN.
  

2. Chính sách, mục tiêu và cam kết chất lượng

• Chính sách chất lượng: Đây là cam kết về chất lượng xuyên suốt mọi hoạt động của PXN.
  
• Mục tiêu chất lượng: Để đảm bảo chính sách chất lượng đã cam kết, PXN cần thiết lập các mục tiêu chất lượng. Các mục tiêu này cần hướng tới để đạt được chính sách chất lượng đã công bố. Phần này mới là các mục tiêu chung, tổng quát. Các mục tiêu cụ thể sẽ được thể hiện qua mục tiêu chất lượng hàng năm.
  
• Cam kết của lãnh đạo: Đây là các cam kết của lãnh đạo bệnh viện hay cơ quan chủ quản của PXN  về cơ chế, chính sách để PXN có thể xây dựng và duy trì được mục tiêu và chính sách chất lượng đã đề ra.
  

3. Các chữ viết tắt và định nghĩa 

Phần này sẽ giải nghĩa các chữ viết tắt, các khái niệm được đề cập trong nội dung của Sổ tay chất lượng.

4. Sơ đồ tổ chức và trách nhiệm quản lý

Mô tả chung về sơ đồ của bệnh viện (cơ quan chủ quản), sơ đồ của khoa. Nêu được Trách nhiệm và quyền hạn của các cá nhân trong hệ thống quản lý chất lượng. Như Vai trò và trách nhiệm của lãnh đạo đơn vị, lãnh đạo PXN, Quản lý chất lượng, quản lý kỹ thuật... và mối quan hệ qua lại giữa các chức danh này.

5. Các yêu cầu cụ thể.

Đây là phần quan trọng nhất, phần này sẽ bao gồm các quy định về chính sách cho 12 thành tố cấu thành lên hệ thống QLCL xét nghiệm bao gồm:

5.1. Tổ chức quản lý

5.2. Tài liệu và hồ sơ

5.3. Quản lý nhân sự

5.4. Dịch vụ và quản lý khách hàng

5.5. Quản lý trang thiết bị

5.6. Đánh giá nội bộ

5.7. Quản lý mua sắm hóa chất, vật tư, sinh phẩm

5.8. Quản lý quá trình xét nghiệm

5.9. Quản lý thông tin

5.10.  Xác định sự không phù hợp, hành động khắc phục và hành động phòng ngừa.

5.11. Cải tiến liên tục.

5.12. Cơ sở vật chất và an toàn.

Trong mỗi phần cần nêu tổng quát chung về chính sách cho từng thành tố này. Đực biệt phải viện dẫn đến các quy trình quản lý phù hợp cho từng chính sách. Thông thường đi theo 1 cuốn sổ tay chất lượng này sẽ có khoảng > 30 quy trình quản lý cho từng vấn đề mà sổ tay chất lượng nêu ra. Trong 12 thành tố này chúng ta lại có thể chia nhỏ hơn thành từng vấn đề cụ thể. Ví dụ Tài liệu và hồ sơ có thể chia thành chính sách cho tài liệu và chính sách cho hồ sơ. Nhân sự có thể chia thành: Quản lý nhân sự, quản lý đào tạo và đánh giá tay nghề nhân viên. Sự không phù hợp, hành động khắc phục và hành động phòng ngừa có thể chia nhỏ thành SKPH, HĐKP và HĐPN riêng rẽ với từng quy trình quản lý cụ thể cho tiện quản lý.

Số thứ tự của các đề mục này (từ 5.1 - 5.12) sau này có thể sẽ được dùng để mã hóa Quy trình quản lý và biểu mẫu. ví dụ Công tác quản lý trang thiết bị trong sổ tay là mục 5.5 thì quy trình quản lý trang thiết bị có thể là QTQL 5.5.1, các biểu mẫu có thể là BM 5.5.1.1, BM 5.5.1.2 ... Cách đánh mã như vậy sẽ giúp thống nhất và rất tiện cho công tác quản lý, lưu trữ và sử dụng sau này.

Trong khuôn khổ một bài viết chúng tôi không thể trình bày hết nội dung cho từng chính sách của sổ ta chất lượng với khoảng 40-50 trang. Để các bạn đồng nghiệp có thể hiểu và tự viết được sổ tay, chúng tôi có chương trình chia sẻ miễn phí cuốn sổ tay chất lượng mẫu để các bạn đồng nghiệp tham khảo và áp dụng tại đây. Đây có thể không phải là cuốn sổ tay hoàn hảo nhất nhưng với rất nhiều tâm huyết chúng tôi bỏ ra để xây dựng. Chúng tôi tin đây sẽ là một tài liệu rất hữu ích cho các bạn đồng nghiệp.

Mặc dù sổ tay là quan trọng. Nhưng để vận hành được hệ thống QLCL xét nghiệm đòi hỏi phải có cả một hệ thống Quy trình quản lý và biểu mẫu đi kèm như đã viện dẫn trong sổ tay chất lượng. Nhằm hỗ trợ các đơn vị xây dựng một hệ thống tài liệu hoàn chỉnh đáp ứng yêu cầu của tiêu chí 2429.

Hiện chúng tôi có “Cung cấp bộ tài liệu hệ thống QLCL theo tiêu chí 2429“ với đầy đủ các loại sổ tay, quy trình và biểu mẫu để các PXN tham khảo, áp dụng thiết lập thành 30 bộ hồ sơ QLCL. Nếu các PXN có nhu cầu sử dụng trọn bộ, vui lòng liên hệ với chúng tôi.
Ngoài ra nếu PXN  chưa biết cách thiết lập các bộ hồ sơ phù hợp với tiêu chí 2429 thì chúng tôi có “Cung cấp bộ tài liệu và hướng dẫn triển khai tại cơ sở hệ thống QLCL theo 2429”
Nếu các PXN có nhu cầu vừa được cung cấp bộ tài liệu vừa được hướng dẫn triển khai hệ thống hồ sơ ngay tại cơ sở. Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn gói dịch vụ phù hợp nhất.
Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ:
Cao Văn Tuyến/ 0913.334.212 hoặc 0978.336.115.
Nguyễn Văn Quang/ 0981.109.635.
Email: chatluongxetnghiem@gmail.com