Tuy nhiên tiếp cận thế nào để viết cho đúng, cho đủ và phù hợp lại đòi hỏi người viết phải có kiến thức tốt về QLCL xét nghiệm. Nhận thấy được sự khó khăn này của các PXN, chúng tôi có chương trình cung cấp miễn phí cuốn sổ tay chất lượng theo yêu cầu của tiêu chí 2429. Đây là cuốn sổ tay mà chúng tôi đã dày công xây dựng căn cứ trên 12 thành tố của WHO. Sau gần 1 tuần cung cấp, đã có khoảng trên 100 bạn đồng nghiệp đăng ký nhận miễn phí sổ tay chất lượng và chúng tôi đã gửi cho tất cả các bạn đồng nghiệp đã đăng ký. Nhằm giúp cho các bạn đồng nghiệp hiểu hơn về cuốn sổ tay này để áp dụng hay tham khảo để tự xây dựng sổ tay chất lượng. Chúng tôi xin giới thiệu sơ lược về nội dung của cuốn sổ tay chất lượng theo tiêu chí 2429 mà các PXN cần xây dựng.

Về cơ bản sổ tay chất lượng xét nghiệm theo tiêu chí 2429 bao gồm 6 nội dung chính sau:

2. Chính sách, mục tiêu và cam kết chất lượng

3. Các chữ viết tắt và định nghĩa 

Phần này sẽ giải nghĩa các chữ viết tắt, các khái niệm được đề cập trong nội dung của Sổ tay chất lượng.

Mô tả chung về sơ đồ của bệnh viện (cơ quan chủ quản), sơ đồ của khoa. Nêu được Trách nhiệm và quyền hạn của các cá nhân trong hệ thống quản lý chất lượng. Như Vai trò và trách nhiệm của lãnh đạo đơn vị, lãnh đạo PXN, Quản lý chất lượng, quản lý kỹ thuật... và mối quan hệ qua lại giữa các chức danh này.

Đây là phần quan trọng nhất, phần này sẽ bao gồm các quy định về chính sách cho 12 thành tố cấu thành lên hệ thống QLCL xét nghiệm bao gồm:

5.1. Tổ chức quản lý

5.2. Tài liệu và hồ sơ

5.3. Quản lý nhân sự

5.4. Dịch vụ và quản lý khách hàng

5.5. Quản lý trang thiết bị

5.6. Đánh giá nội bộ

5.7. Quản lý mua sắm hóa chất, vật tư, sinh phẩm

5.8. Quản lý quá trình xét nghiệm

5.9. Quản lý thông tin

5.10.  Xác định sự không phù hợp, hành động khắc phục và hành động phòng ngừa.

5.11. Cải tiến liên tục.

5.12. Cơ sở vật chất và an toàn.

Trong mỗi phần cần nêu tổng quát chung về chính sách cho từng thành tố này. Đực biệt phải viện dẫn đến các quy trình quản lý phù hợp cho từng chính sách. Thông thường đi theo 1 cuốn sổ tay chất lượng này sẽ có khoảng > 30 quy trình quản lý cho từng vấn đề mà sổ tay chất lượng nêu ra. Trong 12 thành tố này chúng ta lại có thể chia nhỏ hơn thành từng vấn đề cụ thể. Ví dụ Tài liệu và hồ sơ có thể chia thành chính sách cho tài liệu và chính sách cho hồ sơ. Nhân sự có thể chia thành: Quản lý nhân sự, quản lý đào tạo và đánh giá tay nghề nhân viên. Sự không phù hợp, hành động khắc phục và hành động phòng ngừa có thể chia nhỏ thành SKPH, HĐKP và HĐPN riêng rẽ với từng quy trình quản lý cụ thể cho tiện quản lý.

Số thứ tự của các đề mục này (từ 5.1 - 5.12) sau này có thể sẽ được dùng để mã hóa Quy trình quản lý và biểu mẫu. ví dụ Công tác quản lý trang thiết bị trong sổ tay là mục 5.5 thì quy trình quản lý trang thiết bị có thể là QTQL 5.5.1, các biểu mẫu có thể là BM 5.5.1.1, BM 5.5.1.2 ... Cách đánh mã như vậy sẽ giúp thống nhất và rất tiện cho công tác quản lý, lưu trữ và sử dụng sau này.

Trong khuôn khổ một bài viết chúng tôi không thể trình bày hết nội dung cho từng chính sách của sổ ta chất lượng với khoảng 40-50 trang. Để các bạn đồng nghiệp có thể hiểu và tự viết được sổ tay, chúng tôi có chương trình chia sẻ miễn phí cuốn sổ tay chất lượng mẫu để các bạn đồng nghiệp tham khảo và áp dụng tại đây. Đây có thể không phải là cuốn sổ tay hoàn hảo nhất nhưng với rất nhiều tâm huyết chúng tôi bỏ ra để xây dựng. Chúng tôi tin đây sẽ là một tài liệu rất hữu ích cho các bạn đồng nghiệp.

Mặc dù sổ tay là quan trọng. Nhưng để vận hành được hệ thống QLCL xét nghiệm đòi hỏi phải có cả một hệ thống Quy trình quản lý và biểu mẫu đi kèm như đã viện dẫn trong sổ tay chất lượng. Nhằm hỗ trợ các đơn vị xây dựng một hệ thống tài liệu hoàn chỉnh đáp ứng yêu cầu của tiêu chí 2429.