Hướng dẫn xây dựng hồ sơ “Tổ chức quản lý” theo bộ tiêu chí 2429 và ISO 15189:2012

[QLAB]

Như đã hứa với bạn đọc là chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn đọc xây dựng từng bộ hồ sơ theo đúng yêu cầu của Quyết định 2429 “Tiêu chí đánh giá mức chất lượng phòng xét nghiệm Y học” (sau đây chúng tôi gọi tắt là “bộ tiêu chí 2429”) và ISO 15189:2012. Tuy nhiên thời gian qua chúng tôi đã hết sức bận vì phải hỗ trợ một số bệnh viện hạng I thực hiện bộ tiêu chí và ISO 15189:2012 để kịp hoàn thành báo cáo trước 31/8. Hôm nay chúng tôi mới có thời gian để hướng dẫn cho bạn đọc cách xây dựng các bộ hồ sơ theo bộ tiêu chí 2429 và ISO 15189:2012. Mở đầu sẽ là bộ hồ sơ “Tổ chức quản lý”. Đây là bộ hồ sơ đầu tiên mà các PXN phải xây dựng. Nó sẽ mang tính chất định hướng cho các bộ hồ sơ sau.

Như đã đề cập trong bài viết trước: Nên chọn bộ tiêu chí 2429 hay ISO 15189 để xây dựng hệ thống QLCL phòng xét nghiệm. Chúng tôi có đưa ra bảng so sánh giữa bộ tiêu chí 2429 và ISO 15189:2012 thì bộ hồ sơ “Tổ chức quản lý” nằm trong chương I của bộ tiêu chí (cùng với bộ hồ sơ “Xem xét của lãnh đạo”) và nằm nằm trong yêu cầu 4.1 của ISO 15189:2012.

Để xây dựng một bộ hồ sơ nói chung thì cấu trúc sẽ bao gồm:

1. Các quy trình quản lý của bộ hồ sơ
   
2. Các biểu mẫu đi kèm
   
3. Các nội dung bổ sung khác.
   

Mỗi quy trình và biểu mẫu cần có mã số nhận dạng duy nhất. Tùy từng PXN mà có cách đặt mã khác nhau.

Cụ thể với bộ hồ sơ “Tổ chức quản lý” thì cần bao gồm:

1. Quy trình quản lý, gồm 2 quy trình là:

- Quy trình tổ chức và trách nhiệm quản lý.

+ Quy trình này sẽ cần bao gồm các nội dung quy định về: Tổ chức, quy phạm đạo đức, cam kết của lãnh đạo, chính sách mục tiêu và kế hoạch chất lượng, trao đổi thông tin.

+ Thể thức trình bày: Đủ 8 mục theo như quyết định 5530.

- Quy trình theo dõi chỉ số chất lượng

+ Quy trình này sẽ cần bao gồm các nội dung quy định về: Xác định chỉ số chất lượng, theo dõi và tổng kết chỉ số chất lượng.

+ Thể thức trình bày: Đủ 8 mục theo như quyết định 5530.

2. Hệ thống biểu mẫu đi kèm gồm:

- Sơ đồ tổ chức: là sơ đồ tổ chức của khoa, bao gồm các vi trí chức danh trong khoa và mối quan hệ qua lại giữa các vị trí.

- Thẩm quyền ký: Liệt kê từng nội dung công việc và từng người được phép ký.

- Bản đăng ký chữ ký: Danh sách các chữ ký của nhân viên

- Cam kết bảo mật: Cam kết giữ bảo mật thông tin của từng nhân viên.

- Kế hoạch chất lượng và kết quả giám sát: Kế hoạch chất lượng cho từng năm và kết quả thực hiện các kế hoạch này.

- Kế hoạch theo dõi chỉ số chất lượng: Kế hoạch theo dõi các chỉ số chất lượng trong cả 3 giai đoạn trước, trong và sau xét nghiệm.

- Phiếu báo cáo chỉ số chất lượng: Tổng kết, đánh giá các chỉ số chất lượng đã theo dõi ở trên

3. Các nội dung bổ sung khác:

Các nội dung khác cần bổ sung trong bộ hồ sơ gồm:

- Quyết định thành lập phòng xét nghiệm: bản sao quyết định thành lập PXN hoặc giấy phép hoạt động quy định về chức năng và nhiệm vụ của PXN. Đây là tiêu chí bắt buộc.

- Sơ đồ tổ chức bệnh viện: đồ tổ chức của cơ sở y tế trong đó có thể hiện rõ ràng sự liên kết của PXN với các khoa phòng khác trong đơn vị và dịch vụ của PXN nếu có.

- Chính sách chất lượng: Quy định trong Sổ tay chất lượng hoặc quy định bằng văn bản riêng và được phê duyệt bởi lãnh đạo bệnh viện.

- Mục tiêu chất lượng: Bản mục tiêu chất lượng hàng năm đã được phê duyệt.

Trên đây là những nội dung cần phải có của bộ hồ sơ “Tổ chức quản lý” đáp ứng theo yêu cầu của bộ tiêu chí 2429 và ISO 15189:2012. Căn cứ vào đây để các phòng xét nghiệm bắt đầu xây dựng bộ hồ sơ này áp dụng theo hoặc các phòng đã xây dựng thì rà soát, đối chiếu xem đã đầy đủ chưa.

Để giúp các PXN thiết lập hệ thống QLCL tốt nhất theo quyết định 2429 hiện tại chúng tôi có “Cung cấp bộ tài liệu hệ thống QLCL theo tiêu chí 2429“ với đầy đủ sổ tay, quy trình và biểu mẫu để các PXN tham khảo, áp dụng vào quản lý chất lượng.
Nếu các PXN có nhu cầu sử dụng bộ tài liệu này của chúng tôi vui lòng liên hệ trực tiếp:
Cao Văn Tuyến/ 0913.334.212 hoặc 0978.336.115.
Nguyễn Văn Quang/ 0981.109.635.
Email: chatluongxetnghiem@gmail.com