Những bước cần thiết để thực hiện theo bộ tiêu chí đánh giá mức chất lượng phòng xét

[QLAB]

Sau khi đăng tải các bài viết về bộ tiêu chí đánh giá mức chất lượng phòng xét nghiệm y học, chúng tôi nhận được rất nhiều điện thoại, email của các bệnh viện hỏi về cách triển khai áp dụng bộ tiêu chí này. Hầu hết các bệnh viện đang rất lúng túng, không biết bắt đầu từ đâu và phải làm thế nào để thực hiện theo bộ tiêu chí này. Nhằm giúp các bệnh viện có cái nhìn tổng thể và định hướng rõ ràng, chúng tôi sẽ hướng dẫn những bước cần thiết để thực hiện theo bộ tiêu chí này.

Thực tế mục đích khi ban hành bộ tiêu chí này, nó được sử dụng là bộ công cụ để đánh giá hệ thống QLCL của các phòng xét nghiệm, chứ không phải là hướng dẫn để xây dựng hệ thống QLCL. Tuy nhiên hiện nay hệ thống QLCL ở các phòng xét nghiệm còn rất yếu. Có những phòng chưa triển khai được gì, có những phòng đã triển khai nhưng còn manh mún, chưa đồng bộ, chưa theo một hệ thống thống nhất. Lý do ở đây có 2 vấn đề:

- Các phòng xét nghiệm chỉ tập chung vào công tác chuyên môn mà không quan tâm đến hệ thống QLCL. Hầu hết các phòng chưa có nhân viên Quản lý chất lượng.

- Chưa có một bộ tiêu chuẩn phù hợp cho việc xây dựng hệ thống QLCL. Thực ra đã có bộ tiêu chuẩn Quốc tế ISO 15189, tuy nhiên hầu hết đều rất ngại và sợ khi nói đến xây dựng ISO.

Vì vậy khi bộ tiêu chí này đưa ra, ngoài việc là công cụ đánh giá nó còn được coi là bộ tiêu chuẩn để các phòng xét nghiệm hướng tới thực hiện. Nhưng thực hiện thế nào thì các phòng xét nghiệm còn rất lúng túng, đặc biệt là các bệnh viện hạng I, khi mà thời gian đánh giá đã rất gần. Do vậy chúng tôi sẽ chỉ ra những bước đi cần thiết để thực hiện vấn đề này.

1. Tìm hiểu nội dung của bộ tiêu chí

Lãnh đạo phòng xét nghiệm/ nhân viên QLCL cần đọc rất kỹ nội dung trong bộ tiêu chí. Phải hiểu rõ nội dung và yêu cầu của từng chương, từng mục.

2. Tự đánh giá

Các phòng xét nghiệm tự đánh giá theo bộ tiêu chí. Cần đánh giá hết sức trung thực, khách quan những gì mình đã làm được. Càng chính xác bao nhiêu thì khâu khắc phục càng dễ. Nếu chỉ chấm qua loa, đại khái thì sẽ thấy mình làm được nhưng thực tế mình chẳng làm được gì. Do vậy cần đánh giá cụ thể, chi tiết những gì đã làm được và chưa làm được? Đồng thời cần chỉ ra chưa làm được vì sao? Có những khó khăn, vướng mắc gì?

3. Họp xem xét của lãnh đạo

Họp với lãnh đạo bệnh viện. Đây là bước rất quan trọng. Cần có một cuộc họp 2 bên giữa lãnh đạo bệnh viện, các phòng ban liên quan và toàn thể nhân viên PXN. Cần phải hiểu cuộc họp không phải khiển trách những điều PXN chưa làm được mà mục đích chính là để tìm ra phương hướng giải quyết các khó khăn, tồn tại. Trong cuộc họp cần giải quyết những vấn đề sau:

- Phòng xét nghiệm đang ở mức chất lượng nào theo bộ tiêu chí (dựa trên thang điểm PXN đã tự chấm)

- Mục tiêu mức chất lượng đặt ra là gì? Lãnh đạo và PXN cần thống nhất sẽ đạt mức chất lượng nào? Mức 3, mức 4 hay mức 5. Căn cứ vào tình hình thực tế để quyết định.

- Với mức chất lượng đã đặt ra như vậy thì PXN có những khó khăn gì? Nếu khó khăn về các vấn đề ngoài thẩm quyền của PXN thì lãnh đạo cần cho ý kiến chỉ đạo, phối hợp giữa các phòng ban để giải quyết khó khăn. Với những khó khăn trong thẩm quyền của PXN thì PXN cũng cần chỉ ra các hướng giải quyết.

- Phân công nhiệm vụ cho từng cá nhân, đơn vị thực hiện các nội dung trong bộ tiêu chí. Có thể phân công mỗi người/nhóm người thực hiện 1 chương trong 12 chương của bộ tiêu chí. Đưa ra thời hạn cho việc thực hiện này.

4. Phân công nhiệm vụ

Sau khi họp với ban lãnh đạo. PXN cần họp bàn lại để thống nhất cách thực hiện. Lập kết hoạch chi tiết cho từng nội dung theo từng mốc thời gian cụ thể. Vấn đề là sẽ bắt đầu thực hiện từ đâu? Muốn có kế hoạch thì Lãnh đạo/QLCL của phòng xét nghiệm cần kê chi tiết các đầu mục công việc trong từng chương. Sau đó phân chia công việc cho từng nhóm. Ví dụ trong chương về nhân sự thì cần phải có các quy trình quản lý gì? Các biểu mẫu gì? Ai sẽ biên soạn? Tức là cần có một bộ khung quy trình, biểu mẫu… thống nhất cho hệ thống QLCL. Vấn đề này chúng tôi sẽ trình bày trong bài sau về các nội dung cần có trong từng chương, mục.

5. Hoàn thiện nội dung

Sau khi đã có bộ khung thống nhất sẽ áp dụng vào hệ thống để hoàn thiện nội dung. Phân công cho các nhóm hoàn thành. Ví dụ hồ sơ nhân sự cần điền các biểu mẫu gì thì sẽ in ra và cho mọi người điền nội dung vào. Sau khi hoàn thiện nội dung, cần thực hiện việc đánh giá lại theo bộ tiêu chí xem có đạt không? bằng việc đánh giá nội bộ. Nếu thấy còn những điểm chưa phù hợp thì tiếp tục khắc phục. Cần lưu ý tập chung vào các yêu cầu bắt buộc (các yêu cầu * và *** trong bộ tiêu chí).

Trên đây là những bước đi cần thiết cho việc áp dụng thực hiện bộ tiêu chí đánh giá mức chất lượng phòng xét nghiệm y học. Nếu cần sự hỗ trợ chúng tôi sẵn sàng giúp đỡ. Căn cứ trên kết quả tự đánh giá của từng PXN chúng tôi sẽ có những chỉ dẫn về các bước đi cần thiết tiếp theo mà PXN cần làm. Các bạn phải bắt tay vào làm thì mới giải quyết được vấn đề, còn cứ ngồi mà suy nghĩ thế này, thế kia thì sẽ chẳng bao giờ làm được. Chúng tôi luôn sát cánh để hỗ trợ các bạn. Liên hệ ngay:

Email: chatluongxetnghiem@gmail.com hoặc
Cao Văn Tuyến/ 0978.336.115 /0913.334.212 /tuyenlab@gmail.com
Nguyễn Văn Quang/ 0981.109.635 /nguyenvanquang.lab@gmail.com