4 vấn đề cơ bản về Quy trình thao tác chuẩn (SOP) trong xét nghiệm

[QLAB]

SOP là gì?

SOP là viết tắt của từ Standard Operating Procedure, dịch ra có nghĩa là Quy trình thao tác chuẩn.

- Đó là tài liệu chuyên biệt về cách thức mà một nhiệm vụ cụ thể nào đó cần được thực hiện trong phạm vi công việc cụ thể. Ví dụ quy trình thao tác chuẩn để lấy máu tĩnh mạch. Trong quy trình này sẽ trình bày đầy đủ, chi tiết về cách thức để thực hiện việc lấy máu tĩnh mạch phục vụ cho công tác xét nghiệm. 

- Ngoài ra nó còn là một bộ các văn bản chỉ dẫn để mọi nhân viên tuân theo nhằm luôn luôn đáp ứng các tiêu chuẩn đề ra. Mỗi phòng xét nghiệm đều phải xây dựng và tuân theo các tiêu chuẩn, có thể là tiêu chuẩn của riêng phòng xét nghiệm, tiêu chuẩn của Quốc gia hay tiêu chuẩn Quốc tế. Muốn áp dụng các tiêu chuẩn này đầy đủ và chính xác nhất thì các phòng xét nghiệm phải xây dựng một bộ quy trình thao tác chuẩn để tất cả các nhân viên cùng thực hiện theo. Tại các phòng xét nghiệm bộ quy trình thao tác chuẩn được chia làm 2 phần lớn là “Quy trình quản lý” và “Quy trình kỹ thuật”. Mình sẽ trình bày sâu hơn về 2 loại quy trình này trong các bài viết sau 

Tại sao trong xét nghiệm ta lại cần SOP?

SOP là một phần trong hệ thống đảm bảo chất lượng xét nghiệm. Nó giúp cho các phòng xét nghiệm đáp ứng yêu cầu chuẩn hóa của mình. Ngoài ra như các bạn đã biết, trong những năm gần đây Bộ Y tế Việt Nam cũng rất quan tâm tới việc đảm bảo chất lượng xét nghiệm. Bằng chứng là năm 2013 Bộ Y tế đã ban hành Thông tư số 01/2013/TT-BYT về “Hướng dẫn thực hiện quản lý chất lượng xét nghiệm tại cơ sở khám bệnh, chữa bệnh”, trong đó quy định các đơn vị phải xây dựng quy trình thực hành chuẩn (SOP), và gần đây nhất ngày 25/12/2015 Bộ Y tế ban hành Quyết định số 5530/QĐ-BYT  về “Hướng dẫn xây dựng Quy trình thực hành chuẩn trong Quản lý chất lượng xét nghiệm”  để hướng dẫn cách xây dựng quy trình thực hành chuẩn trong các cơ sở khám chữa bệnh từ đó từng bước chuẩn hóa chất lượng xét nghiệm. Nhìn rộng ra trên thế giới họ đã đưa SOP vào nội dung bắt buộc trong các tiêu chuẩn để xây dựng phòng xét nghiệm chuẩn như ISO 15189:2007, ISO 15189:2012 hay ISO 9000, ISO 9001...

 

SOP sẽ giúp ích được gì trong việc chuẩn hóa chất lượng xét nghiệm?

Thứ nhất nó trợ giúp cho công tác quản lý chuyên môn. Nếu SOP được tuân theo chính xác thì mọi nhân viên thực hiện thao tác kỹ thuật cụ thể theo cách thức như nhau. Làm giảm khả năng sai sót. Mỗi nhân viên trong phòng xét nghiệm có thể được đào tạo từ các cơ sở đào tạo khác nhau, vì thế nhận thức hay thao tác kỹ thuật có thể khác nhau. Nếu không có SOP, mỗi người sẽ làm theo một cách và như vậy kết quả xét nghiệm có thể sẽ khác nhau. Khi có SOP họ sẽ làm giống nhau và khả năng sai sót được giảm đi.

 

- Thứ 2 nó cho phép giám sát có chủ đích việc thực hiện nhiệm vụ, do SOP chú trọng vào tiêu chuẩn cần đạt được ở mỗi loại công việc. SOP sẽ giúp cho các nhà quản lý dễ dàng hơn trong việc quản lý cũng như đánh giá chất lượng nhân viên của mình bằng việc xem họ có đạt được các yêu cầu trong SOP đưa ra hay không.

 
- Thứ 3 nó tạo cơ sở cho việc xây dựng các hồ sơ lưu trữ và tài liệu cần thiết. SOP không chỉ là “Quy trình kỹ thuật”, mà nó còn là “Quy trình quản lý”. Do đó nó sẽ giúp cho việc xác định những gì cần xây dựng, quản lý và lưu trữ của phòng xét nghiệm. Ví dụ quy trình kiểm soát tài liệu sẽ quy định những loại tài liệu nào cần kiểm soát? Ai kiểm soát, lưu trữ ở đâu? Lưu trữ trong bao lâu? Hủy tài liệu thế nào…

 
- Thứ 4 nó tạo điều kiện đơn giản và chuẩn hoá việc huấn luyện nhân viên. Đặc biệt trong huấn luyện nhân viên mới. Ví dụ phòng xét nghiệm của bạn mới có 1 nhân viên mới. Họ chưa biết phải thực hiện những kỹ thuật như thế nào. Nếu không có SOP, có thể họ sẽ học hỏi của mỗi nhân viên cũ một ít và rất dễ sai. Khi có SOP, ta chỉ cần đào tạo họ làm đúng theo SOP và như vậy kỹ thuật của họ cũng sẽ giống như các nhân viên cũ.

 
- Thứ 5 nó giảm tác dụng phụ khi có thay đổi nhân viên hoặc nghỉ việc. Giả sử một kỹ thuật viên được giao chuyên làm 1 kỹ thuật, khi họ nghỉ nhân viên khác được phân công làm thay, nhưng đã rất lâu rồi nhân viên này không làm kỹ thuật đó. Vậy làm sao để họ làm cho đúng. Giải pháp chính là SOP, khi có SOP họ sẽ làm đúng như vậy và đúng như nhân viên cũ đã làm.

 
- Thứ 5 nó trợ giúp giải quyết những vấn đề nảy sinh sau khi có sự thiếu sót chất lượng trong hoạt động. Đó chính là hành động khắc phục sau khi có những sai sót trong xét nghiệm.

 
Yêu cầu để quản lý SOP là gì?

- Thứ nhất là các quy trình phải được xem xét bổ sung đều đặn, tốt nhất 1 năm/lần. Nó phải được cập nhật và có thể thay đổi. SOP không phải là tài liệu chết, nó luôn luôn phải được cải tiến thay đổi trong quá trình áp dụng.

 
- Thứ hai tất cả các qui trình phải viết thành văn bản, thông báo cho mọi người đọc hiểu và thực hiện chúng một cách thành thạo. SOP được xây dựng xong không phải để cất đi mà cần đem ra áp dụng cho tất cả mọi người để mọi người đều hiểu và áp dụng đúng như nhau.

 
- Thứ ba bất kỳ thay đổi nào của SOP cũng cần được người phụ trách chuyên môn chấp thuận. Nhân viên tham gia SOP cần ký tên trong quy trình sửa đổi để chứng tỏ họ đã chú ý và hiểu rõ các thay đổi đó. Cũng như việc phê duyệt khi xây dựng quy trình ban đầu, khi muốn thay đổi người làm (người viết SOP) cần thông báo với người phụ trách chuyên môn (quản lý kỹ thuật hoặc quản lý chất lượng), khi có sự đồng ý mới được thay đổi và phải thông báo với tất cả mọi người. 

 
Trên đây mình đã trình bày sơ qua một số vấn đề về quy trình thao tác chuẩn (SOP) trong xét nghiệm. Hy vọng qua bài viết các bạn hiểu thêm được về SOP và lợi ích của nó trong việc đảm bảo chất lượng xét nghiệm. Trong các bài viết sau mình sẽ trình bày sâu hơn về SOP. Nếu các bạn thấy hay hãy chia sẻ bài viết này.